La mayoría de las empresas Españolas tienen experiencia de clientes que – por una razón u otra – no pagaron sus facturas, incluso después de reclamaciones amistosas e incluso judiciales.
En OnDirect tras una larga experiencia como Informadores Comerciales y Analistas de Riesgos hemos aprendido que “Más vale prevenir que lamentar”, refrán que advierte que siempre es preferible tomar las precauciones necesarias para evitar una situación desagradable o indeseable, que vivirla. Dicho esto, aquí les presentamos nuestros mejores consejos para reducir los riesgos de las deudas incobrables.
1. Evaluar la solvencia de los clientes y establecer límites de crédito apropiados. Puede solicitar a otros proveedores referencias comerciales o por un pequeño coste solicitar a OnDirect un Análisis de Riesgo, un Informe Básico de situación actual o una opinión de crédito telefónica de un Analista. Considere la posibilidad de establecer un límite de crédito en consonancia con la relación y posicionamiento entre Cliente y Proveedor e incluso un poco inferior para los nuevos clientes hasta que esté seguro de que pueden y le pagará a tiempo.
2. Elabore términos y condiciones claras (usando asesores profesionales si es necesario). Haga que los clientes sean conscientes de ello y consiga que acepten sus términos de intercambio comercial. Divulgue sus términos y condiciones en su sitio web y haga referencia a estas en sus documentos de prestación de servicios. envío de mercancías y facturas, por ejemplo. Incluya una cláusula de Reserva de Dominio que indique que continúa siendo propietario de bienes hasta que se les haya pagado y requiriendo que los clientes llamen su atención a cualquier problema de entrega con prontitud, en menos de 30 días. Recuerde a los clientes que tiene el derecho legal de cobrar intereses sobre los pagos atrasados ??(incluso si no se planea hacer cumplir este derecho).
3. Compruebe dónde, cómo y a quién debe enviar sus facturas. En OnDirect somos partidarios de enviar al Comprador / Cliente una factura Pro-Forma antes de que sea entregada la mercancía o prestado el servicio para comprobación y aprobación del Cliente y para que la pase a su departamento de contabilidad para que sea tenida en cuenta en su vencimiento.
4. Envíe sus facturas puntualmente y comience a perseguir pagos días antes de que se venzan. Mandar un escrito recordatorio de pago una semana antes de que venza la factura, está demostrado que tiene un efecto muy positivo y disminuye los impagos intencionados un 80%. Por otra parte, la persecución activa de las deudas vencidas es una parte vital de minimizar las deudas incobrables, ya que cuanto antes hagas esto, más pronto debería será pagado. En los dos primeros meses de un impago se recuperan en 88% de los mismos. Las deuda de un año o más solo se recupera el 6.7%.
5. Averigüe si su cliente tiene un sistema de pago regular (por ejemplo, unos días determinados). Considere la posibilidad de ajustar su sistema para encajar con esto: por ejemplo, el seguimiento tan pronto como se da cuenta de su pago se ha perdido – o llamar con antelación para asegurarse de que se emitirá un cheque.
6. Llame a su contacto cuando una factura se demora (por ejemplo, la persona que hizo el pedido) y pídale ayuda, ya que las cartas rutinarias tienden a ser ignoradas. Un acercamiento diplomático funciona generalmente mejor, particularmente cuando usted desea tener una relación continua con el cliente.
7. Resuelva cualquier disputa rápidamente (por ejemplo, si el cliente afirma que las mercancías eran defectuosas). Es poco probable que se le pague hasta que esto se haga. Que el impago nunca sea por su causa.
8. Reconsidere sus condiciones y términos en los que hacer negocio con clientes que pagan regularmente con retraso: por ejemplo, aumentar los precios que cobra, acortar los plazos de cobro, exigir documentos aceptados o cancelar su crédito.
9. Formule una estrategia en caso de que su Cliente continúe retrasando el pago. Todos los impagos son importantes incluso las deudas pequeñas que no son rentables para perseguir. También puede considerar la posibilidad de poner cancelar temporalmente la línea de crédito del cliente para evitar cualquier otra venta de crédito hasta que la cuenta este a cero. Una alternativa es negociar pagos parciales o usar un servicio de arbitraje o mediación o de gestión de cobro amistosa. Esto a menudo puede ayudar a resolver disputas sin el costo de ir a los tribunales.
10. Involucre a sus administrativos, agentes comerciales o representantes si sus intentos de recuperar la deuda no tienen éxito. Su abogado puede perseguir la deuda para usted o puede contar con una agencia de cobranza de deudas especializada. Tambien una carta de un abogado puede ser suficiente para solicitar el pago sin ninguna otra acción. Recuerde que según la última modificación de ley, no existe límite en la cuantía a reclamar en un procedimiento monitorio. Cierto es, que hasta la modificación de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil por la Ley 37/2011, de 10 de octubre, de medidas de agilización procesal, la cuantía máxima reclamable en un procedimiento monitorio era de doscientos cincuenta mil euros (250.000 €). La Ley 37/2011, de 10 de octubre, de medidas de agilización procesal está en vigor desde el 31 de octubre del año 2011 y, como ya se ha señalado, elimina la cuantía máxima del procedimiento monitorio, no existiendo en la actualidad un límite para acudir a dicho proceso. OJO, recuerde que solo es interesante iniciar un procedimiento judicial si hay solvencia del deudor.
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